6 wskazówek, jak zorganizować konferencję biznesową
Chcesz zorganizować konferencję? To skomplikowane, czasochłonne, ale jednocześnie bardzo satysfakcjonujące zadanie. Pamiętaj, by zacząć planować wydarzenie przynajmniej sześć miesięcy wcześniej. Zobacz, na co warto zwrócić szczególną uwagę.
Zdefiniuj cel i format
Wydaje się to dość oczywiste, ale warto krytycznie podejść do tej kwestii. Sformułuj cel tak szczegółowo, jak to możliwe. Chcesz przekazać konkretną wiedzę uczestnikom? A może wzmocnić relacje z partnerami biznesowymi lub zebrać fundusze na dany projekt? Format wydarzenia (koncepcja, termin, czas trwania, podział zadań w zespole, układ sali, catering i nagłośnienie) będzie uzależniony od odpowiedzi. Zwróć uwagę na niestandardowe rozwiązania, takie jak TED, wydarzenia online, imprezy plenerowe.
Przygotuj dobry plan
Powinien uwzględniać logistykę, treść i promocję wydarzenia. Utwórz dokument dostępny dla całego zespołu. Najpierw przygotuj listę głównych zadań, a następnie opisz je szczegółowo, w postaci konkretnych kroków, które należy wykonać. Wyznacz ramy czasowe dla poszczególnych zadań. Do planowania możesz użyć szablonów Google i programów, takich jak Asana, Nozbe, Trello, czy Slack.
Znajdź salę konferencyjną
Chcesz organizować konferencje w Krakowie? Jeśli tak, poszukaj nowoczesnego, dobrze zlokalizowanego obiektu konferencyjnego. Zwróć uwagę na to, by sala spełniała potrzeby mówców, gości i uczestników. Wtedy chętniej będą się dzielić swoją wiedzą.
Chociaż wiele osób dalej o tym zapomina, lokalizacja naprawdę wpływa na frekwencję. Dlatego sprawdź dojazd i liczbę miejsc parkingowych.
Pomyśl o wymaganiach technicznych
Zastanów się, jaki sprzęt przyda Ci się na konferencji. Czy będziesz transmitować ją na żywo? Przewidujesz jakąś interaktywność w mediach społecznościowych? Porozmawiaj z właścicielem lub specjalistą ds. nagłośnienia. Przeprowadź dokładną analizę. Upewnij się, że masz zarezerwowane wsparcie techniczne na czas wydarzenia.
Zaangażuj delegatów
Dodaj wszystkich delegatów do zamkniętej grupy na platformie społecznościowej. Daj im znać, gdy wszystkie informacje będą już potwierdzone. Oczywiście, możesz zachować niektóre elementy jako niespodziankę. Powinieneś jednak podać temat konferencji. Opublikuj zdjęcia obiektu i sali konferencyjnej. Dodaj profile mówców i wszystko, co jest istotne dla Twojego wydarzenia. Zachęć delegatów do dyskusji.
Kontroluj budżet
Przygotowując budżet, uwzględnij koszty związane z wynajmem sali, cateringiem, zaproszeniem prelegentów, oznakowaniem obiektu, sprzętem audiowizualnym, materiałami papierowymi, prezentami i dodatkami. Pamiętaj, by doliczyć koszty związane z marketingiem imprezy, takimi jak strona internetowa, czy reklama w mediach społecznościowych. Upewnij się, że zostawiłeś w budżecie około 10-15% na nieprzewidziane wydatki. Wtedy unikniesz niepotrzebnych nerwów.
Poproś o opinie
Prawdopodobnie będziesz zmęczony i szczęśliwy po tym wydarzeniu, warto jednak poprosić uczestników o opinie. Możesz przygotować drukowany formularz, który rozdasz na końcu imprezy albo przesłać formularz online na maila.
Poproś o ocenę różnych aspektów konferencji, takich jak logistyka, prelegenci, lokalizacja i praca organizatorów. Te informacje pomogą Ci uniknąć błędów w przyszłości i poprawią jakość eventów. Jeśli to możliwe, uzyskaj informacje zwrotne za pośrednictwem mediów społecznościowych.
